V kolikor imate z naše strani vnešeno vse potrebno za izdajo eračunov, jih lahko izstavite na naslednji način:
V profilu gosta je potrebno pred izstavitvijo e-računa stranki vpisati naslednje nastavitve:
- Ali je zavezanec za prejemanje e-računov: izberite DA/NE.
Če ni zavezanec ni treba izbrati NE, izberite samo DA pri tistih ki so zavezanci. - Matična številka podjetja prejemnika (podatek dobite od podjetja)
- TRR račun prejemnika (podatek dobite od podjetja)
- BIC koda banke prejemnika (podatek dobite od podjetja)
Proračunski uporabniki so ponavadi javne ustanove (fakultete, šole, vrtci,...) kateri imajo račun odprt pri UJP-u zato tudi drugačen BIC kot je naveden v javnih evidencah, zato je nujno potrebno dobiti BIC od prejemnika (ponavadi je ta BIC isti za večino javnih ustanov: UJPLSI2DICL). - Naziv banke prejemnika (podatek dobite od podjetja)
- Davčna številka v zavihku “Osebni podatki-Davčna št.1”
Te nastavitve vnesti samo tistim, ki so prejemniki za e-račune in katerim želite poslati e-račun.
E-računi se bodo pošiljali samo tistim kupcem, ki bodo imeli označeno opcijo: “Je zavezanec za e-račune: DA”.
Stranka mora prav tako imeti vnešen naslov: ulico, poštno številko in državo (ne sme biti prazno)
Pomembno: V kolikor ob izdaji računa ni bilo vnešeno da je stranka zavezanec za e-račune, kasneje tega računa ni mogoče poslati na e-račune. Račun je potrebno najprej stornirati, vnesti podatke in ga nato ponovno izstaviti – ne smete najprej vnesti podatke in račun stornirati ker se bo potem poslala stornacija!
!! Na rezervaciji je obvezno potrebno v navigatorju vnesti tip dokumenta in številko dokumenta kupca, recimo naročilnico. S klikom na “Tip dokumenta” se odpre seznam dokumentov katere podpirajo E-računi. Izberite en dokument in nato vpišite številko tega dokumenta.
Če je stranka označena da je zavezanec za e-račune, se bo pri izpisu računa pognal program, ki bo kreiral XML datoteko (za cca 3 sekunde se bo odprlo črno okno, katerega ne smejo zapreti z X). Nato se bo pognal program za pošiljanje na Bass z imenom “Service” – pustite odprtega na ekranu in ga premaknite na desno stran ekrana da vam ne bo zakrival računa.
Najprej natisnite račun na papir normalno s klikom na ikono tiskalnika. V programu “Service”, ki je odprt na ekranu kliknite na gumb “Osveži”, da vam prikaže ime XML datoteke (potrebovali jo boste za kreiranje PDF datoteke.
Ko imate na ekranu protelov račun, v FO ne kliknite gumba OK, ampak kliknite ponovno na ikono tiskalnika , izberite PDF tiskalnik in kliknite OK. Ko vas PDF tiskalnik vpraša v katero mapo shrani datoteko, izberite ustrezno mapo (to mapo vam pove protel serviser). Pomembno je, da ima pdf datoteka ime “bass_XXX.pdf”, kjer je XXX številka protel računa, ime datoteke morate vnesti sami. Na primer “bass_20130030.pdf”. Če se vam pri kreiranju PDF-ja prikaže PDF dokument na ekran, ga zaprite. Nato v že odprtem programu “Service” kliknite gumb Osveži, v polje “PDF datoteka” bi se morala avtomatsko prikazati vaša PDF datoteka.
Nato lahko izberete še dve PDF datoteki katere pošljete zraven (naročilnica in podobno), ni pa to obvezno.
Nato kliknite Pošlji. S tem se bo E-račun se bo poslal, v spodnjem delu okna preverite če je napisano da je bilo poslano uspešno. V kolikor je bilo poslano uspešno, se bodo datoteke avtomatsko premaknile v backup mapo in jih ne bo več možno izbrati za ponovno pošiljanje. V kolikor imate PDF datoteko odprto, jo program ne bo mogel premakniti v backup mapo, zato bo ostala tam.
Program bo izpisal če je bilo pošiljanje uspešno. V kolikor je bilo, bo Bass ta račun obdelal in v primeru napak poslal obvestilo na servis Mcsistemi o morebitnih napakah (manjkajoči podatki, napačni format podatkov itd). V primeru napak, je potrebno račun stornirati, popraviti podatke in ga ponovno izstaviti.
0 Comments