Unos tečajne liste u Protel
Najprije morate odlučiti, koji tečaj ćete upisivati u protel. To morate pitati vaše računovodstvo. To može biti na primjer srednji tečaj HNB. Taj tečaj se na internetu objavljuje svaki dan uveće, na primjer u 18 sati na web stranici Narodne banke.
Tečaj u Protelu treba unositi recepcija svaki dan ručno: FO - Blagajna – Tečajevi (FO - cash register – exchange rates). Tečaj morate unositi za sve tri opcije knjiženja: knjiženje troškova, mjenjačnica i odjava. Unos tečaja se radi za jedan 1 euro, tako da upišete iznos jednog eura u kunama, na max 6 decimala, na primjer 7.435521.
Tečaj koji unosite danas, valjat će poslije EOD, znači od sutra dalje, do sljedećeg unosa. Ako slijedeći dan ne upišete tečaja, valjat će isti tečaj kao i prošli dan.
Primjer upisanog tečaja:
Način rada sa rezervacijama
Ako se ništa dodatno ne podesi u programu, artikli koji se knjiže svaki dan kod kraja dana (end of day), dobivaju tečaj koji valja taj dan i koji je bio unešen u tečajnoj listi. Ako svaki dan unosite drugi tečaj, artikli će svaki dan imati drugi tečaj. Kada ispišete račun na dan odlaska gosta, iznos računa će se preračunati na tečaj koji valja na dan odlaska. Na rezervaciji se u navigatoru na gumbu JOŠ-Devijantni tečajevi vidi ovako – nije uključena opcija 'Postaviti tečaj za ovu rezervaciju':
Fiksiranje tečaja
Većina hotela rade se tečajevima na način, da fiksiraju tečaj koji valja na dan dolaska gosta, i da taj tečaj ostaje isti sve dane boravka. Ovu opciju se može u programu podesiti automatski, tako da se kod checkina automatski uključi opcija za fiksiranje tečaja i dodijeli se datum tečaja :
Slika: ekran tečaja na hrvatskom i engleskom jeziku
Ako želite, možete vi sami odabrati ručno neki drugi datum tečaja, sa klikom na ikonicu ... za prikaz kalendara.
NAPOMENA: ako želite da program automatski fiksira tečaj kod CI na dan dolaska gosta, morate na to upozoriti vaše protel servisere da vam tako podese program, jer treba u xsetup upisati slijedeća podešenja: 'Invoice, alwaysfixexchangerates, 1' i 'Invoice, fixexchangerates, 1' i u SD-Bookkeeping-Settings-Multicurrency 'Enable handling of deviant exchange rates'.
Fiksiranje nekog posebnog iznosa tečaja
U primjeru kao što je napisan gore, moguće je iznos tečaja i upisati ručno, bez da odaberete datum tečaja. Na primjer želite da rezervacija iz nekog razloga konkretno koristi tečaj 7.35. Umjesto na opciju 'Koristi važeći tečaj na datum' kliknite na 'Koristiti slijedeći tečaj' u upišite 7.35 (budite oprezni na unos decimalne točke ili zareza, da bude pravilno).
PAŽNJA: iako se na ekranu prikazuje 6 decimala, program ih koristi samo 2. Ako upišite ovdje tečaj na 6 decimala, program će ih zaokružiti na 2 decimala!
Rad sa predujmovima
Kod predujmova, tečaj u eurima mora biti isti na računu za predujam i na konačnom računu za gosta. Da izbjegnete razlike u tečaju, na rezervacijama, koje koriste predujam, morate fiksirati tečaj i odabrati datum na kojem je bio napravljen račun za predujam.
Primjer rada:
- Gost plati avans 10.12.2019. Vi napravite račun za predujam na taj dan.
- Napravite rezervaciju za gosta u budučnosti na dan kada će doći.
- Otvorite rezervaciju u prozoru 'Devijantni tečaj' uključite opciju 'Postaviti tečaj za ovu rezervaciju' i dole odaberete datum 10.12.2019. Na taj način će sve stavke imati isti tečaj i to tečaj na dan 10.12.2019.
Tečajne razlike
Ako na računu dođe do tečajnih razlika zbog artikala noćenja koje imate u valuti Euro, onda morate knjižiti razliku u kunama za toliko lipa, da dobijete isti iznos u eurima. Za to morate imati poseban artikal u programu, koji se zove ‘Tečajna razlika’ ili slično, i mora imati određenu poreznu stopu, na primjer 13%. Predlažemo da za poreznu stopu pitate vaše računovodstvo, da vam savjetuju.
Tečajne razlike – gdje se vide
Tečajne razlike vidite tako, da je konačni iznos računa u kunama drugačiji kao što je bio na predujmu, par lipa gore ili dole. Odnosno, ako je knjižen 100% predujam u minus na računu, a iznos računa za plaćanje nije 0 nego lipa gore ili dole. Govorim u slučaju kada je plaćen predujam 100% unaprijed i u tom slučaju bi iznos računa za plaćanje trebao biti 0 (artikli noćenja).
Primjer:
- Predujam je napravljen za 10 dana po 100 eura, to je ukupno 1000 eura, to je na taj dan na primjer 7500 kuna. Izdate račun za predujam za 7500 kuna.
- Ako bi fiksirali tečaj na rezervaciji na dan izdaje predujma, na rezervaciji bi se knjižilo noćenja svih 10 dana, svaki dan 100 eura po 750 kuna, ukupno je to 7500 kuna i ne bi bilo tečajne razlike. Predujam u minus i zbroj artikala noćenja bio bi 0.
- Ako ne bi fiksirali tečaj, onda bi se knjižili na primjer ovako: 750, 749.9555, 749.9955, 749.9965, 749.9975 itd. Zbroj artikala nočenja na kraju ne bi bio 7500 kuna nego možda 7499.5 kuna. U tom slučaju predujam minus zbroj artikala noćenja ne bi bilo 0 nego možda 0.5 kune. Ove 0.5 kune knjižite onda dodatno kao artikal 'Tečajna razlika' i onda imate iznos za plaćanje = 0.
Groupmasteri i tečajevi za grupe
Ako fiksirate tečaj na groupmasteru, onda vam se nakon fiksiranja tečaja na otvori prozor sa pitanjem na kojim rezervacijama treba fiksirati tečaj. Onda možete odabrati sve rezervacije ili samo neke određene. Normalno treba to fiksirati na svim rezervacijama u u grupi:
To je posebno koristno, ako imate neki predujam za grupu jer u tom slučaju moraju sve rezervacije imati isti tečaj, uključujuće i groupmaster.
Izvještaji – tečajne liste
U grupi izvještaja Recepcija, postoji report koji se zove 'Kurs po danima' ili 'Tečaj po danima'. Ispis možete napraviti za datumsko razdoblje od.do. Tu onda vidite, koji tečaj je bio upisan i koji je valjao na određeni dan.
0 Comments