eVisitor - prijava gostiju

Upustva za export iz Protela u sustav Evisitor, program Evisitor Export

Sistemski zahtjevi: na računaru na kojem se koristi program Protel Evisitor treba imati instaliran Dotnet Framework 4.5. Potrebni podatci koje mora hotel dobiti od TZ-a za instalaciju programa: šifra objekta, korisničko ime, lozinka. Šifru objekta možete vidjeti ako se logirate u evisitor preko www.evisitor.hr sa vašim korisničkim imenom i lozinkom, onda kliknete na Objekti i to vidite u polju »Oznaka«. Obavezno naručite Evisitor sustavu da isključe opciju automatske odjave gosta na predviđeni dan odlaska. 

Od 1.1.2016 treba koristiti program Protel Evisitor za slanje podataka na TZ. Evisitor će slati podatke automatski i na MUP, ali samo ako u Evisitor portalu upišete vašu MUP šifru objekta u za to predviđeno polje.

Od 03.2017 obavezno je i slanje broja prodanih soba na DZS preko ove aplikacije (i ne više sa TU11 programom). 

U Protelu jednog gosta ne smijete imati u više soba na isti dan. Mora biti samo u jednoj sobi. Ako imate istog gosta u više sobama, Evisitor će primiti samo gosta u prvoj sobi a za drugu sobu će javiti da je već prijavljen. 

Molim provjerite u vašem Evisitor extranet sustavu dali imate uključenu opciju »Automatska odjava – DA« i ako je uključena, isključite ju – odnosno zatražite to od Evisitora da vam to naprave. Ako imate automatsku odjavu u Evisitoru to znači da sustav sam automatski odjavljuje goste na predviđeni dan odlaska (slan iz Protela), pa onda možete imati problem ako gost u Protelu produži boravak jer će ga sustav odjaviti na pogrešan dan i kada onda šaljete stvarni dan odlaska iz Protela će vam javiti da je gost već odjavljen.

POJAŠNJENJA POJMOVA - DNEVNI ODMOR

Dnevnim odmorom se smatra boravak u smještajnom objektu koji je ostvaren u razdoblju od 6:00 do 18:00 sati i koji nije dulji od 8 sati - Posebne uzance u ugostiteljstvu o primjer: osoba dolazi u hotel 1.1. u 10h i odlazi 1.1. u 17h, to je 0 noćenja (boravak između 6h i 18h, kraći od 8h, nije noćenje).

Kako postupati u Protelu: Recepcioner mora znati pogledati koliko sati je gost imao dnevni odmor i odabrati da li ga ne želi prijaviti na Evisitor (ako je boravio manje od 8 sati) ili mu odabere noćenje (ako je boravio više od 8 sati).
 

POJAŠNJENJA POJMOVA – NOĆENJE

Noćenje - boravak u smještajnoj jedinici u razdoblju od 18:00 do 6:00 sati u bilo kojem trajanju, ili - boravak u smještajnoj jedinici koji obuhvaća boravak u razdoblju od 6:00 do 18:00 sati i koji je dulji od 8 sati - primjeri:

• osoba dolazi u hotel 1.1. u 12h, odlazi 2.1. u 12h, to je 1 noćenje (odnosi se na 1.1 - 2.1.)
• osoba dolazi u hotel 1.1. u 12h i odlazi 1.1. u 23h, to je 1 noćenje (odlazak nakon 18h, odnosi se na 1.1. - 2.1.)
• osoba dolazi u hotel 1.1. u 8h i odlazi 1.1. u 17h, to je 1 noćenje (boravak između 6h i 18h, duži od 8h, odnosi se na 1.1. - 2.1.)
• osoba dolazi u hotel 1.1. u 17h i odlazi 1.1. u 20h, to je 1 noćenje (boravak nakon 18h, odnosi se na 1.1. - 2.1.)
• osoba dolazi u hotel 1.1. u 1h i odlazi 1.1. u 23h, to su 2 noćenja (boravak je započeo prije 6h, i taj se odnosi na 31.12 - 1.1., a drugi je bio nakon 18h, i odnosi se na 1.1. - 2.1.)

Pri upisivanju podataka o gostu u profilu gosta popuniti slijedeća polja (Ako imate u sobi više gostiju – suplatilce i attached profile – upišite sve podatke na svakom od njih): Prezime, ime, spol, nacionalnost, država boravka, grad boravka (samo ako je država prebivališta Hrvatska) u obliki »grad-naselje« iz šifrarnika hrvatskih gradova.

Kod upisa grada rođenja i grada prebivališta domaćih gostiju (ako je država rođenja Hrvatska), treba upisivati grad u formatu Naselje – naziv. Za neke gradove Evisitor prima samo naziv grada bez naselja (na primjer Zagreb) ali za neke ne. Primjer unosa po novom zahtjevu: »Zagreb - Kupinečki Kraljevec«. Primjer unosa koji ne primi »Kukuljanovo«, ali primi »Bakar – Kukuljanovo«.

Zato morate obavezno upisivati gradove prema ovom šifrarniku gradova: https://www.evisitor.hr/eVisitorWiki/(X(1)S(f403b0qzidl35k1sxpkt44fd))/GetFile.aspx?Page=Javno.Web-API-lista-sifrarnika&File=Grad-Naselje.xlsx, gledajte kolonu »NaseljePuniNaziv«. Gradovi mogu biti upisani bez slova ŠČĐĆŽ.

U meniju »Osob. podaci« upišite: Datum rođenja, mjesto rođenja (samo ako je država rođenja gosta Hrvatska) u obliki »grad-naselje« iz šifrarnika hrvatskih gradova, država rođenja, Tip dokumenta (tip putne isprave), Broj dokumenta (putne isprave), Kategorija obveznika boravišne pristojbe (time se definira dali plaća 100% boravišne pristojbe ili manje), Organizacija dolaska (individualni turist ili grupa). 

Kod klika na »Kategorija obveznika boravišne pristojbe« otvori se šifrarnik svih kategorija.

Kod klika na »Organizacija dolaska« otvori se šifrarnik gdje je moguče odabrati »osobno« ili »agencijski«. 

U navigatoru na rezervaciji odaberite »Granični prijelaz« (klik na opciju otvori šifrarnik prijelaza, odaberite šifru 999 ako je nepoznat) i upišite »Datum prijelaza granice«.

Ova dva podatka će se koristiti i za sve »attached profile/profile u privitku« na toj rezervaciji. 

Na svim gostima, koje ne želite prijaviti i slati (na primjer dnevni boravak ili slično) kliknite na opciju “NE prijavi u Evisitor” i onda u novom prozoru odaberite “Bez exporta za Evisitor”. Ovo će onda važiti i za sve attached profile na toj rezervaciji – ni njih neće slati. 

Ako ne upišete sve podatke kod checkina, možete ih kasnije u profilu gosta, ali obavezno prije slanja podataka u Evisitor.
 

Unos podataka za djecu koji nemaju osobni dokument

Odgovor usuglašen od MUP-a (Ministarstvo unutarnjih poslova) je da se za slučajeve djecu, odnosno djecu učenike koji nemaju osobne dokumente naznačuje broj dokumenta jednog od roditelja, odnosno voditelja školskih putovanja (voditelj, profesor, druga odgovorna osoba, itd…).

Postupak rada – slanje gostiju u Evisitor sustav

Najprije pošaljite sve prijave (Check-in) za prošlih 48 sata, onda još i odjave (Check-out). To možete napraviti više puta dnevno, važno je da to napravite najmanje jedan put svakih 24 satova.

Glavni ekran programa

Najprije odaberite datum od do za koji želite slati podatke. Moguće je slanje podataka samo za poslednjih 48 satova. Onda odaberite u polju »Operation« šta želite napraviti:

• Checkin – slanje prijave svih gostiju koji su došli u razdoblju od.do
• Checkout – slanje odjave svih gostiju koje ste već prijavili i koji su otišli u razdoblju od.do
• Edit Checkin – ponovno slanje (popravak podataka) gostiju koji su došli u razdoblju od.do 

Nakon odabira datuma i operacije, kliknite »Load guests«. Na ekranu se prikaže tabela gostiju. Crveno obojena polja su podatci koji fale ili su pogrešni i treba ih upisati ili ispraviti. Ispravite ih u Protelu i onda u programu kliknite »Reset filter« i ponovno »Load guests«.
 

Slanje prijave gostiju (Checkin) 

Upišite datum od.do i odaberite operation »Checkin« i kliknite »Load guests«. Ako imaju svi gosti sve podatke pravilne, možete ih slati najkasnije 24 satova nakon dolaska. Označite sve gosta sa klikom na »Select all«, ili označite jednog po jednog (sa klikom na lijevoj strani ekrana da se oboji cijeli red plavom bojom) i kliknite »Send check-in«. Ako šaljete podatke obojene crvenom bojom, program će opozoriti, ali će slati. Nakon toga, ako sustav Evisitor vraća grešku, ta će se ispisati na ekranu – ali kod slanja svih gostiju ne ispiše koji gost ima koju grešku pa trebate provijeriti jednog po jednog jer neće slati nijednog. Primjer: ako označite sve goste i svi imaju upisane sve podatke, a samo jedan nešto nema upisano, evisitor će javiti grešku i neće biti slan niti jedan gost. 

Ako označite sve goste sa »Select all« i šaljete ih, a neki nemaju svih podataka, Evisitor će javiti grešku šta fali. Ispravite podatke u Protelu i kliknite »reset filter« i onda »load guests« i šaljite ponovno toliko vremena dok ne bude lista kod »load guests« prazna.

Svaki put kada kliknete »Load guests«, program prikazuje samo one goste koji još nisu bili slani.

Ako označite sve goste i pošaljete ih, onda ako ima jedan gost grešku javit će jednu grešku i nijednog gosta neće slati. Tako da morate onda slati po par gostiju ili jednog po jednog dok ne pronađete onoga sa greškom. Tako radi Evisitor server, ne javi koji gost ima grešku. Kada pošaljete jednog gosta uspješno, onda će se ekran pobrisati pa morate ponovno kliknuti »reset filter« i onda »load guests« da vam ispiše sve još ne-slane goste.

Slanje odjave gostiju (Checkout)

Goste možete odjaviti samo ako ste ih već slali u Evisitor sa tom aplikacijom. Program prikazuje ovdje one koje ste prijavili i slali sa tom aplikacijom (ne prikazuje one koje ste ručno upisali u Evisitor portal jer aplikacija ne zna za njih). Ako kliknete na »Load guests« i niste nikoga prijavili prije, onda vam se ispiše greška: »There is no suitable records in database matching chosen filters.« Tako da prvi dan korištenja programa ne možete odjaviti nikoga, sve goste koje odjavljujete moraju biti prethodno biti prijavljeni preko tog Evisitor programa.

Upišite datum od.do i odaberite operation »Checkout« i kliknite »Load guests«. Datum DO ne može biti veći od danas. Prikažu se svi gosti koje ste uspješno slali sa »checkin«. Označite sve goste sa klikom na »Select all«, ili označite jednog po jednog (sa klikom na lijevoj strani ekrana da se oboji cijeli red plavom bojom) i kliknite »Send check-out«. Ako Evisitor sustav javi natrag bilokakvu grešku, ispravite podatke u Protelu i kliknite »reset filter« i onda »load guests« i šaljite ponovno toliko vremena dok ne bude lista kod »load guests« prazna.

Ponovno slanje popravka podataka  

Ako ste nekog gosta već prijavili i slali uspješno, u roku 24 satova možete slati popravak, na primjer odabrali ste pogrešnu nacionalnost ili bilokoji drugi podatak. Popravite podatke u Protelu i onda startajte program.

Upišite datum od.do i odaberite operation »Edit Checkin« i kliknite »Load guests«. Prikažu se svi gosti koje ste uspješno slali sa »checkin«. Označite sve gosta sa klikom na »Select all«, ili označite jednog po jednog (sa klikom na lijevoj strani ekrana da se oboji cijeli red plavom bojom) i kliknite »Send edit checkin«.

Slanje podataka za DZS (broj prodanih soba)

Od 1.1.2017 ne šalje se više TU-11 obrazac na DZS, nego treba upisati podatak o prodanim sobama u Evisitor. To se može napraviti preko ove aplikacije, ili ručno upisati u Evisitor portal. To treba upisati ili slati do svakog 5 u mjesecu za prošli mjesec. To se napravi tako, da na glavnom ekranu programa kliknete na DZS:

Onda odaberete mjesec i godinu za koju želite slati broj prodanih soba (program uvijek predlaže prošli mjesec i upišete broj radnih dana (koliko dana u tom mjesecu je hotel radio) i onda kliknete »Calculate«. Na ekranu se prikaže izračunat broj soba, koje možete popraviti ako želite. Onda kliknite na »Send to DZS«.

Ako je bilo slanje uspješno, to se ispiše na ekranu. Ako sve već slali ovaj podatak i pokušate ga slati ponovno ili ste upisali podatak ručnu u Evisitor portal, ispisuje se slijedeća greška:

Ali želite slati ispravak, morate u Evisitor portalu pobrisati taj podatak i onda ga možete slati sa programom ili ručno dodati u Evisitor portalu na prvoj stranici gde piše »DZS- Upiši podatke«:

Nakon klika na Upiši podatke, prikaže se prozor sa svim slanim ili ručno upisanim podatcima o broju prodanih soba.

Podatci koji NISU obavezni za unos (od 15.12.2015): mjesto rođenja, adresa prebivališta, vrsta vize, datum važenja vize, granični prijelaz, datum prelaska granice.

Menu Codes

Ovaj menu nakon klika na »Get codes« kontaktira evisitor webservis i ispiše sve šifrarnike koji su podržani. Evisitor ponekad doda neki novi tip dokumenta ili nešto drugo, i to možete tu vidjeti i ako ga nema u Protelu možete dodati to što fali.

Ručni unos podataka

Ako vam ne radi računar ili internet, sve podatke možete ručno upisati u WEB stranicu Evisitora: https://www.evisitor.hr. Svi podatci o slanih gostiju iz Protela vidjet će se u Evisitor portalu www.evisitor.hr, ali i tamo možete ih i ručno prijavljivati ili odjavljivati ako vam protelov Evisitor program ne radi ili ako ga ne želite koristiti. Ne treba se bojati, jednog gosta nećete moči prijaviti dva puta jer vam Evisitor to ne dozvoljava – na primjer ako bi ga ručno prijavili u Evisitoru i onda još i slali preko Protela. Samo brinite se da onda sve goste i odjavite.

NAPOMENA: Obavezno naručite na Evisitoru da vam Evisitor portal ne odjavljuje goste automatski na dan odlaska! Time bi vam u slučaju produženja boravka gosta Evisitor portal sam odjavio gosta na predviđeni dan odlaska! Umjesto toga, ako oni to isključe, onda će uvijek Protel slati gosta na stvarni dan odlaska.
 

Česte greške koje javlja program ili Evisitor server 

EVISITOR GREŠKA	ŠTA ZNAČI GREŠKA
Datum odjave turista ne smije biti veći od današnjeg datuma	Pokušate slati podatke za goste koji još nisu otišli ili je datum odjave u Protelu veći od danas. RIJEŠENJE: pošaljite samo goste koji su već otišli.
Već postoji turist koji ima istu vrstu isprave, broj isprave, datum rođenja, državu prebivališta i datum prijave za odabrani objekt.	Pokušate slati podatke (prijaviti gosta) koji je već prijavljen. RIJEŠENJE: pošaljite samo goste koje još niste slali. Ako ne znate koji su to, pošaljite jednog po jednog.
Nije dopušten unos datuma boravka od koji ne zadovoljava definirana prava. Javite se u TZ.	Pokušate slati podatke starije od 24 satova, što Evisitor ne dozvoljava. RIJEŠENJE: Pošaljite samo goste koji su došli z poslednjih 24 satova. Ako ne znate koji su to, pošaljite jednog po jednog.
Internal server error occured (frameworkexception). See rhetosserver.log for more information.	Ovu grešku javlja Evisitor server kada pošaljete za CI više gostiju sa istim tipom dokumenta i istim brojem dokumenta, što nije pravilno niti dozvoljeno. Konkretno, to se može dogoditi ako više gostima upišete za broj dokumenta broj 0. Riješenje je da svaki gost ima upisan pravilan broj dokumenta i da to nije 0.