GDPR setup u protelu

Nakon uspješne instalacije GDPR modula, u programu su neke novosti:

Nova polja u profilima gostiju

Nakon završetka postupka anonimizacije pojavit će se neke nove opcije u profilima gostiju na kartici 'Osobni podaci'..

Status anonimizacije (Anonymization status):

NAPOMENA: za prikaz podataka morate obavezno kliknite dugme Obnoviti (Refresh).

Klikom na status anonimizacije prikazuje se sljedeće:

• Način (Mode): koji je način anonimizacije postavljen na ovom profilu. U početku će to biti isti kao i vaša zadana metoda kada ste prvi put uradili anonimizaciju. Mod možete promijeniti u bilo koje vrijeme ili kada gost to zatraži.
• Može se anonimizirati (Anonymizable): status može se ovaj profil anonimizirati ili ne.
• Napomena (Comment): Dodatni komentar, kao recimo što je razlog da je gost traži anonimizaciju putem telefona i tako dalje.
• Datum anonimizacije (Date of anonymization): datum kada će se profil anonimizirati u skladu s odabranom metodom anonimizacije.

Promjena načina anonimizacije

Da biste promijenili metodu anonimizacije, kliknite desnom tipkom miša na zapis, a zatim odaberite traženu metodu:

Primjer: ako želite zadržati podatke o gostu, jer je potpisao izjavu, kliknite i odaberite 'Zadrži profil / Keep profile'

Ručno nije moguće unijeti datuma anonimizacije na profilu. Možete samo odabrati jednu od gore navedenih metoda. Ako ima profil status, da se anonimizira datum anonimizacije se izračuna formulom: posljednji datum odlaska gosta (CO zadnje rezervacije gosta) + minimalni broj dana za čuvanje podataka.

Profili koji se ne mogu anonimizirati

Kada se iz nekih razloga profila ne može anonimizirati, kod statusa 'Može se anonimizirati (Anonymizable)' stoji napomena: Ne (No)

Ako kliknete padajući izbornik i odaberete 'Razlog da profil nije anonimiziran (Reason for not being able to anonymize)', vidjeti čete uzrok - primjerice ako postoji gostov zapis među dužnicima.

NAPOMENA: Profili za koje postoji evidencija o dužnicima općenito neće biti anonimni. To važi i za hotele koji ne koriste evidencije o dužnicima a imaju mogućnost naplate na dug. U tom slučaju morate kontaktirati naš servis.

Ažuriranje prikaza statusa anonimizacije

Status anonimizacije možete provjeriti klikom na dugme 'Obnoviti'. To je korisno kada je status gosta nedavno promijenjen, recimo iz statusa 'Automatski (Automatic)' u status 'Briši (Remove)' ili obrnuto.

Ispis promjena profila gosta

Protel je proširio evidenciju povijesti kako bi zabilježio sve što se događa profilu, što uključuje stvaranje, uređivanje i brisanje (određene podatke o gostu). Bilježe se datum i vrijeme, korisnik, aktivnost i broj profila. Te se informacije mogu prikazati u pregledu za svaki profil u traženom periodu.

To možete ispisati na profilu gosta, na kartici Osobni podaci, a zatim kliknite na opciju 'Changes to this profile':

Primjer: promijenite ime, ulicu i prezime gosta, i onda to možete vidjeti u ovom pregledu.

Informacije su u ovom pregledu vidljive tek nakon što napravite promjenu na profilu gosta i pritisnite dugme 'V redu (OK)', da biste spremili profil i onda ponovno otvoriti profil gosta.

Ispis podataka s profila gosta

Protel vam omogućuje ispis svih podataka o gostu koje hranite o njemu. To vam omogućuje, da udovoljite zahtjevima gosta za pregled njegovih podataka u vašem hotelu. Da biste to učinili, u kartici Osobni podaci, kliknite na 'Podaci o profilu (Data of profile)'.

Na ekranu vidite pregled kojeg možete ispisati na printer ili u PDF datoteku:

Prikaz profila, koji će se anonimizirani u odabranom terminu

Urađen je specijalni pregled, koji ispsuje sve profile, koji će biti anonimizirani na određen dan ili u odabranom terminu od-do. To vam omogućava, da kontaktirate goste i dobijete njihovo dopuštenje te, ako je moguće, promijenite datum anonimnosti u maksimalno (Maximum retention period) ili status anonimnosti u Ohrani profil (Keep profile).

Datum anonimizacije izračunava se prema posljednjom datumu odlaska gosta (CO posljednje rezervacije gosta).

Odabrati možete pregled za tiskanje ili kao prikaz podataka u tabeli na ekranu:

• Otvorite FO i kliknite na dugme 'Dodaci'
• V dodatcima ispod 'Protel modul za zaštitio podatkov' kliknite na 'Profili za anonimizacijo' i odaberite jednu od opcija.

Prva je za pregled za tiskanje (prvo se podatci vide na ekran).

Druga je za prikaz podataka u tablici na ekranu (nije za ispis). Kad su profili prikazani na ekranu, možete ih otvoriti i urediti desnim klikom miša.