Po uspešni inštalaciji GDPR modula, so v programu nekatere novosti:
Nova polja v profilih gostov
Po izvedbi procesa anonimizacije, bo v profilih gostov nekaj novih opcij na zavihku 'Osebni podatki'.
Status anonimizacije:
OPOMBA: obvezno kliknite na gumb OSVEŽI/refresh, da se prikažejo podatki.
Klik na status anonimizacije prikaže naslednje:
- Način (mode): kateri način anonimizacije je nastavljen na tem profilu. Na začetku bo to enako kot je bil vaš privzeti način ob prvi izvedbi anonimizacije. Način lahko spremenite kadarkoli, oziroma kadar gost to zahteva.
- Je mogoče anonimizirati (anonymizable): podatek o tem, ali je ta profil možno anonimizirati ali ne.
- Opomba (comment): Dodatni komentar, kot je na primer razlog da je gost zahteva anonimizacijo preko telefona itd.
- Datum anonimizacije: Datum, kdaj bo profil anonimiziran glede na izbrani način anonimizacije.
Sprememba načina anonimizacije
Za spremembo načina anonimizacije, z desnim klikom kliknite na zapis in nato izberite željeni način:
Primer: gosta želite ohraniti, ker vam je podpisal izjavo, kliknite in izberite 'Ohrani profil/keep'.
Ročni vpis poljubnega datuma anonimizacije na profil ni mogoče. Lahko se izbere samo eden od zgoraj navedenih načinov in nato se v primeru da izberete brisanje, shrani datum odhoda zadnje gostove rezervacije + minimalno število dni za hrambo podatkov.
Profili, katere ni mogoče anonimizirati
Če profila ni mogoče anonimizirati iz spodaj navedenih razlogov, je to označeno z Ne v koloni 'Je mogoče anonimizirati/anonymizable'.
Če kliknete na padajoči menu in izberete 'Razlog, da profil ni anonimiziran', bo prikazan vzrok, recimo če obstaja zapis v dolžnikih.
OPOMBA: Profili, za katere obstaja zapis v Dolžnikih, na splošno ne bodo anonimizirani. Če ne uporabljate Dolžnikov, še vedno obstajajo zapisi v Dolžnikih, v tem primeru morate kontaktirati vaše serviserje.
Posodobite prikaz statusa anonimizacije
S klikom na gumb 'Osveži' lahko posodobite prikaz statusa anonimizacije. To je uporabno, kadar je bil status gosta pred kratkim spremenjen, recimo iz 'avtomatsko' v 'izbriši'
Izpis sprememb profila gosta
Protel je razširil beleženje zgodovine, da zabeleži vse kar se dogaja s profilom, kar vključuje kreiranje, urejanje in brisanje (določenih podatkov gosta). Beležijo se datum in ura, uporabnik, aktivnost in številka profila. Te podatke je možno prikazati v pregledu za vsak profil za željeno časovno obdobje.
To lahko izpišete v profilu gosta, zavihek Osebni podatki in nato kliknete na opcijo 'Changes to this profile':
Primer: gostu spremenite ime, ulico in priimek, to se vidi na tem pregledu.
Podatki na tem pregledu so razvidni šele potem, ko naredite spremembo in pritisnete OK da se profil shrani, nato lahko profil ponovno odprete in izpišete ta pregled.
Izpis podatkov iz profila gosta
Protel vam omogoča natisniti vse podatke gosta, katere hranite o njemu. To vam omogoča, da ugodite gostovim zahtevam za vpogled v njegove podatke v vašem protelu. To naredite tako, da kliknete naslednjo opcijo v profilu gosta, zavihek Osebni podatki:
Prikaže se izpis na ekran, katerega lahko natisnete na tiskalnik ali v PDF datoteko:
Prikaz profilov, ki bodo anonimizirani v obdobju
Narejen je poseben pregled, ki izpiše vse profile, ki bodo anonimizirani na določen dan ali v določenemu obdobju od-do. To vam omogoča, da kontaktirate goste in pridobite njihovo dovoljenje in po možnosti spremenite datum anonimizacije na Maksimalni oziroma status anonimizacije na Ohrani.
Datum anonimizacije je izračunan glede na datum odhoda zadnje rezervacije gosta.
Možno je pognati pregled za tiskanje ali pa prikazati podatke v tabeli na ekranu:
- Poženite FO in kliknite Dodatni moduli
- V dodatnih modulih pod 'Protel modul za zaščito podatkov' kliknite na 'Profili za anonimizacijo' in izberite pregled ali tabelo.
Prvi je pregled za tiskanje (najprej prikaže podatke na ekran).
Drugi je prikaz podatkov v tabeli za na ekran (ni za tiskanje). Ko se prikažejo profili na ekran, jih lahko z desnim klikom odprete in urejate.
***
Preberite vse v priloženem dokumentu, kjer je opisan postopek inštalacije GDPR programa in uporaba GDPR nastavitev v programu PROTEL.
0 Comments