Gost je imao rezervaciju u hotelu i nije došao. Također nije na vrijeme otkazao svoj dolazak. Kao rezultat toga, želite mu naplatiti trošaki 'no-show-a'.
Slijede upute za postupanje u ovom slučaju:
1) Otkazivanje rezervacije izravno na OTA kanalu!
Ako gosta nije došao u hotel, kao prvo trebate na OTA (online travel agency) kanalu ručno označiti 'no-show' za ovu rezervaciju, inače će hotel morati platiti proviziju OTA kanalu. Postupak kako se to uradi je za svaki portal drukčiji. Potražite rezervaciju na portalu, prema broju rezervacije ili imenu gosta, na predviđeni dan dolaska. Ispod je primjer portala booking.com, gdje smo rezervaciju već pronašli, a s desne strane je izbornik što sve možemo učiniti s ovom rezervacijom:
Ovdje se nalazi specijalno dugme 'Mark as no show‘, kojeg je možete kliknuti u roku 48 sati poslije pola noći dana predviđenog dolaska.
PAŽNJA: ako upotrebljavate channel manager, poput Roomclouda ili sličnog, rezervacija tamo ne možete označiti kao no-show, nego ju uvijek morate označiti kao no-show na portalu odakle je došla rezervacija u channel manager.
2) Što uradi protel kod obrade dana (EOD) za goste koji nisu došli ?
Ako gosti nisu došli u hotel i recepcija nije stornirala njihovih rezervacija, rezervacije su ostala na spisku dolaska gosta do kraja dana. Na kraju dana FO prikazuje spisak rezervacija na dolasku i tamo imate mogućnost goste praviti u hotel - CI ili otkazati - stornirati takve rezervacije. Ako ne odaberete ništa i samo kliknete 'U redu', protel vama javi, da će svi nedolasci biti postavljeni na status no-show i pita vas ako želite nastaviti s obradom dana. Ako odgovorite 'NE', nećete moći napraviti obradu dana, ali ako odgovorite 'DA', onda će se svi nedolasci izmijeniti u no-show, a sobe će se osloboditi za budućnost za predviđeno vrijeme rezervacija, koje ste stavili na no-show.
3) Kako kasnije vidjeti sve no-show rezervacije ?
Sljedećeg dana (nakon obrade dana) u FO otvorite u pregledima odaberite ispis 'No Show's'
tu se mogu vidjeti sve rezervacije gosta koji jučer nisu došli:
Ovdje imate mogućnost s desnim klikom rezervaciju otvoritu u Navigatoru i ako želite kopirati žeton za dekodiranje kreditne kartice. Rezervaciju možete i reaktivirate za unazad (Kasna prijava – Late Checkin) u slučaju, da je gost došao nakon obrade dana, ili da ju aktivirate na današnji dan. Ako ovdje ne uradite ništa, rezervacija će iz te liste naredni dan nestati. Dakle, u ovom su prozoru uvijek prikazane samo svi no-showi prošlog dan.
VAŽNO: Uvid u detalje rezervacije pomoću Navigatora moguć je samo prvog dana nakon nedolazaka, kada je rezervacija još uvijek na gornjem popisu. Dan kasnije rezervacija se premješta u arhivu gdje se rezervacije s Navigatorom više ne može otvoriti, pa tako primjerice, token kartice u protelu više nije dostupan. (Podaci o kreditnoj kartici uvijek se mogu vidjeti na OTA portalu na kome je rezervacija bila napravljena.)
Za pregled svih no-show-ov za prošlost, koristite izvještaj „Ne show za razdoblje”, gdje se ispisuj svi nedolasci za bilo koje razdoblje.
Primjer ispisa:
4) Kako gostu napraviti račun za no-show rezervaciju + teretiti kreditnu karticu ?
Račun za no-show gost se izdaje po sistemu fakturiranja bez rezervacije. Kliknite na FO-Blagajna-Račun prolaznog goste, pronađite gosta po prezimenu, a zatim odaberite odgovarajuću stavku, koju morate imati unijetu u šifrarniku usluga (na primjer 'Nedolazak / no-show' s odgovarajućom poreznom stopom.
Ako ne znate koju uslugu ili poreznu stopu trebate koristiti preporučujemo, da prvo zamolite svog knjigovođu, da vas savjetuje kako unijeti odgovarajuću stavku, prije početka kreiranja račun. Neki hoteli naplaćuju ne-show kao noćenje po cijeni od 13%, neki kao uslugu po stopi od 25%, a neki po stopi 0% tako, da mora biti porezna stopa usluge potvrđena u vašem računovodstvu.
Podaci o kreditnoj kartici uvijek se mogu vidjeti na OTA portalu na kome je rezervacija bila napravljena. Način uvida u kreditnu karticu se razlikuje od portala do portala. Primjerice: na booking.com portala imate na rezervaciji dugme ‘View credit card details’ s kojim otvorite uvid u podatke o kreditnoj kartici.
Broj kartice možete vidjeti i kod Channel Managera. Na slici dole je primjer za Roomcloud, gdje nakon što pronađete rezervaciju, možete kod napisa 'Credit Card Number' kliknuti dugme 'Unlock' s kojim otvorite uvid u podatke o kreditnoj kartici. Koliko dugo je moguće kliknuti ovo dugme, ovisi od Channel Managera, jer može svaki imati svoja pravila rada.
Prvi dan nakon no-showa možete dobiti token (žeton) za kreditno karticu i u Navigatoru rezervacije, kojeg otvorite u FO - Pregledi - No show's.
5) Što uraditi ako je na rezervaciji plačan predujam - avans ?
Avansni računi:
Verzija avansnih računov brez storna:
Če pa ima gost na rezervaciji knjiženo avansno plačilo in gosta ni bilo, je potrebno nekaj narediti z avansnim plačilom. Le tako se lahko naredi zaključek dneva.
Lahko se ga stornira in obe postavki avansnega plačila (plačilo in storno avansa) prenese na “storno rezervacijo”.
Lahko pa se ga upošteva pri računu za No-Show. V tem primeru je potrebno na GrpAcc odpreti rezervacijo za tega gosta, narediti CI in nanjo prenesti postavko plačilo avansa. Le tako se lahko naredi zaključek dneva. Naslednji dan pa se naredi račun za No-Show na tej rezervaciji na GrpAcc. Vendar pa potem, ko je postavka plačila avansnega računa prenešena na drugo rezervacijo, ni več možno stornirati avansni račun po predpisanem postopku.
Verzija s storno:
Preden potrdimo pri zaključku dneva, da gre rezervacija na No-show, se avansni račun stornira.
Če pa želimo avansni račun koristi za plačilo No-Show, moramo narediti CI, stornirati avansni račun, da dobimo na rezervacijo postavko plačila avansnega računa. Na GrpAcc odpreti rezervacijo za tega gosta, prenesti postavko plačila avansnega računa na GrpAcc in odstraniti status CI na rezervaciji. Šele potem lahko potrdimo, da je rezervacija No-Show in nadaljujemo z zaključkom dneva.
0 Comments