Prema ZAKONU O ELEKTRONIČKOM IZDAVANJU RAČUNA U JAVNOJ NABAVI svi javni i sektorski naručitelji će od 1.7.2019 morati zaprimati isključivo eRačun prema EU Normi.
Program eracuncro.exe šalje e-račune u sustav Moj-Eračun (https://www.moj-eracun.hr/cms/naslovna/).
Da bi bilo moguće slanje e-računa iz Protela, hotel se najprije mora registrirati na https://www.moj-eracun.hr/. S obzirom da na portalu Moj-eračun postoje paketi od minimalno 10 računa mjesečno do XXX broja računa, za svakog klijenta portal Moj-Eračun računa cijena prema potrebi i broju izlaznih računa.
Za informacije o registraciji na moj-eračun molimo obratite se direktno na firmu moj-eračun!
Sistemski zahtjevi:
- Najmanje jedan računar mora imati instaliran PDF printer za printanje računa u PDF
- Ako imate odštampan header/footer na papiru za račune i oni se printaju na računima, onda morate isprintan račun na papiru poskenirati ili slikati sa telefonom i napraviti PDF datoteku jer moj-eračun prima samo PDF datoteke.
Prije početka slanja e-računa, obavezno provjerite vaš upisani TRR (žiro račun) u portalu Moj-eračun. To provjerite na linku https://www.moj-eracun.hr/hr/Racun/RacuniIn?fazaId=1, menu Tvrtke – Upravljanje – Broj žiro računa
NAPOMENA: Ako ne želite koristiti program Eracuncro.exe, možete E-račun i ručno upisati na portalu https://kreiraj.moj-eracun.hr/Create.
VAŽNE NAPOMENE:
- Slanje e-računa je moguće samo poduzećima, koji mogu biti i stranci.
- Slanje računa krajnjim kupcima nije moguče!
- Primalac računa mora imati upisan OIB/VAT/Porezni broj u profilu gosta u pravilnom formatu npr. HR12345678.
- Primalac računa mora obavezno imati upisan IBAN broj u pravilnom formatu npr. HR6123900011100324481 bez razmaka.
- Moguće je slati normalne račune i račune za predujam.
- Obratite pažnju da ne pošaljete isti Protelov račun dva ili više puta!
Potrebni podaci koje mora hotel slati Protel servisu da podesi slanje:
- Vaš TRR IBAN račun, na kojeg moraju kupci izvršiti uplatu.
- Korisničko ime za portal moj-eracun.hr (brojka)
- Lozinka za portal moj-eracun.hr
- Vaš OIB
- Naziv vaše firme
- Adresa vaše firme (ulica, broj, pošta)
- Vaš GLN broj firme (samo ako ga imate)
- Tekst za uvjete plaćanja
- Kontakt računovodstvo, ime osobe (obavezno).
- Email kontakta računovodstvo (obavezno)
- Da li želite da program ispisuje poruke na HRV ili ENG jeziku?
- Podaci o izdavatelju računa. Jedan red sa registracijskimi podaci firme, primjer:
“Upisan u sudski registar Trgovačkog suda u Varaždinu, MBS: 123456789, MB: 1234567890, OIB: 1234567890, POR. ID: HR12345678901, IBAN: HR1234567890, otvoren u BANK, SWIFT: ESBCHR22, Temeljni kapital: 1.000.000,00 kn”
Napomene:
- Podrazumijeva se, da se šalju računi sa načinom plaćanja DUG (ostvari se obaveza plaćanja) ili TRR (račun je već bio plaćen na TRR). Ali moguće je slati i račune koji su već bili plaćeni gotovinom / karticom / negotovinom.
- U svakom slučaju, na računu mora biti najviše jedan način plaćanja (nije moguće imati više načina plaćanja).
Upis potrebnih podataka za slanje u profil gosta
Slanje je moguće samo gostu koji ima tip gosta ‘poduzeće’ ili ‘agencija’, i koji ima u profilu upisan:
- Email
- IBAN broj
- OIB/vat broj
GLN broj nije obavezan, ali ako ga imate onda ga upišite:
U polju za porezni broj postoje 2 unosna polja, lijevi i desni. Na slici gore je označeno lijevo polje. Neki hoteli koriste lijevo polje za unos poreznog broja za strance, a desno za OIB za domaće. U slučaju, ako je popunjeno desno polje (iako je popunjeno i lijevo polje), program će uzeti desno polje.
Upis potrebnih podataka za slanje u Navigator rezervacije
Ako se kreira račun na osnovu narudžbenice, obavezno je u Navigatoru u rezervaciji treba ispuniti referencu na narudžbenicu. To je polje ‘Broj narudžbe’: upišite referencu na narudžbenicu. Primjer: ORD-12-08-2016.
Ukoliko želite eRačun poslati prema TDU (tijela državne uprave) potrebno je popuniti obavezno slijedeća polja: Poziv na broj. Primjer ‘457-1-1’
Printanje računa iz Protela u PDF
Račun koji želite slati u sustav Eračun, morate obavezno prije slanja isprintati u PDF datoteku. Predlažemo korištenje besplatnog PrimoPDF programa ili sličnog. Predlažemo da si napravite jedan folder u Protel folderu na serveru u kojeg ćete spremiti PDF datoteke i onda kod slanja odaberete taj folder i datoteku. Kada printate datoteku u PDF sa na primjer primopdf programom, pitat će vas za naziv datoteke i folder, u ime datoteke upišite na primjer datum računa i broj računa. I možda i ime kupca da ćete kasnije znati koji račun je to.
Ako print računa iz Protela nema headera/footera jer ih imate več naštampane na papiru za račune, onda morate isprintati račun, poskenirati ga i spremiti u PDF format.
Ako umjesto printanja iz Protela u PDF, vi poskenirate več isprintan račun, morate ga spremiti u PDF formatu sa više stranica (ako ih ima više), jer moj-eračun podupira samo slanje jedne PDF datoteke. Program primoPDF omogućava dodavanje PDF stranica u več postojeći PDF dokument.
Postupak slanja e-računa
Najprije napravite račun u Protelu i isprintajte ga u PDF i spremite u folder na serveru koji je određen za to.
E-račun je trenutačno moguće slati samo nakon završenog kraja dana (end od day) u protelu. Račun napravljen isti dan nije moguće slati jer još nije u arhivi računa. Napomena: to se može kasnije u novoj verziji može promijeniti tako da to postane moguće.
Pokrenite program Eracuncro.exe. Otvara se glavni prozor programa, koji ima 2 menu-a: ‘Select Invoice’ i ‘Search sent invoices’
MENU ‘SELECT INVOICE’ koristi se za pripremu i slanje računa
U polje ‘Hotel MPE’ upišite mpe (multiproperty) broj hotela. Zadato je to 1. Samo u slučaju ako koristite MPEhotel upišite pravilan broj MPEhotela.
U polje ‘Invoice number’ upišite broj protel računa kojeg želite slati.
U polje ‘Invoice date’ upišite datum izdavanja računa (datum iz protela, napomena: ako je račun napravljen nakon ponoći, onda je u protelu bio još jučerašnji datum).
U polje ‘Fiscal code’ upišite fiskalni kod računa. Ako ne znate šta su to fiskalni kodovi računa, obratite se na vašu Protel podršku. Fiskalni kod se koristi zbog toga jer se računi svake godine počnu brojati sa 1 i zato program mora znati iz koje godine račun treba slati.
Desno od polja ‘Attach invoice (PDF)’ kliknite na gumb ‘Browse’ i iz foldera u kojeg ste spremili PDF datoteku računa odaberite datoteku tog računa. U red ispod ovog polja ispiše se putanja datoteke koja će se slati.
Kada ste spremni za slanje, kliknite na gumb ‘Search & Send invoice’. Nakon klika, program potraži račun u Protelu i ispiše podatke računa na ekran da možete provijeriti da li je pronašao pravilan račun. Primjer:
Ako je sve u redu, onda kliknite na ‘Save/send invoice’ i onda program provijerava određene podatke, na primjer da li ima gost upisan email itd i opozorava prije slanja. Ako neki podatak fali, možete u Protelu popraviti profil gosta i onda ponovno pokušajte slati račun.
NAPOMENA: Obratite pažnju, da isti Protel račun ne šaljete više puta!
Ako je bio račun slan uspješno, na ekran dobijete obavijest sa brojem ‘electronic ID’, pod kojim se taj račun zabilježi u sustav MojEračun:
MENU ‘SEARCH SENT INVOICES’ koristi se za pregled poslanih računa
Najprije upišite datume slanja računa od.do i kliknite na ‘Search sent invoices’:
Program ispiše sve slane račune u tom razdoblju. Napomena: nakon slanja traja nekoliko minuta da ih sistem prikazuje, ne prikaže ih odmah nakon slanja. Primjer ispisa:
Šifrarnik ‘Document type ID’
1 = eračun
Šifrarnik ‘Status ID’:
10 In preparation - Document is successfully uploaded, but pending validation and sending
20 In validation - Document is successfully uploaded, pending recipient company data validation
30 Sent - Document is successfully uploaded, digitally signed and time stamped. Notification email is sent to customer.
40 Delivered – Customer accepted and downloaded digital invoice
45 Canceled - Sender canceled digital invoicing process, as customer didn't accept invoice. Customer can no longer download document.
50 Unsuccessful – Customer did not download invoice in 5 days – from this point usual flow is to resend document
Gumb ‘Cancel/Prekid’ – Napravi stornaciju slanog računa u portalu mojEračun (ne stornira račun u Protelu)
Gumb ‘'SEND NOTIFICATION TO RECIPIENT/Šalji obavijest primatelju’: Slanje kupcu obaviještenje da imaju e-račun.
PREGLED ERAČUNA U PORTALU MOJ-ERAČUN
U portalu moj-eRačun imate kompletan uvid u slane račune. Možete pogledati detalje (PDF datoteku koju ste slali), vidite status računa itd. Obavezno odaberite Tip dokumenta=Eračun jer postoje i drugi tipovi e-dokumenata!
Za sva pitanja u vezi ovog portala molim obratite se na firmu MojEračun!
Šta napraviti ako ste poslali pogrešan račun ili račun sa nepravim podatcima?
Ako ste slali e-račun sa pogrešnim podatcima kupca (pogrešan naziv kupca, pogrešan IBAN ili bilokoji drugi podatak, ili kupac osporava račun zbog grešaka) treba napraviti slijedeče:
- Slani račun stornirajte u programu Protel eTurizam u meniju ‘Search sent invoices’ ili u portalu moj-eRačun ako ga primatelj još nije preuzeo, ili obavijestite primatelja računa, da ga on stornira kod sebe u portalu moj-eRačun.
- Popravite podatke u Protelu, u profili ili na rezervaciji i račun ponovno pošaljite. Taj račun će se ponovno slati u portal moj-eRačun i dobit će drugi ElectronicID broj.
Najčešće greške koje vraća program eracuncro.exe
- Gost nema upisan email u profilu. Račun nije moguće slati dok ne upišete email u profil.
- Gost nema upisan IBAN broj u profilu. Račun nije moguće slati dok ne upišete Iban u profil.
- Primalac računa nema upisan OIB/vat broj u profilu. Račun nije moguće slati dok ne upišete OIB broj u profil.
- Upisan je neispravan OIB kupca u profilu gosta.
0 Comments