Datum 10.5.2018: Zadnja novica:
Na voljo je nov pregled obračunane turistične takse (kar je bilo poslano na eTurizem), kjer so na pregledu spodaj seštevki po posameznih vrstah TT za izbrano obdobje (vzorec izpisa spodaj). V kolikor ga še nimate, nam to sporočite.
Pomembno: poročilo je rekapitulacija poročanja na eTurizem portal in ne pregled zaračunanih turističnih taks gostom hotela !
Splošna navodila za eTurizem v nadaljevanju...
Obveznost hotela glede poročanja v sistem eTurizem:
- hotel je obvezen poslati podatke o gostih najkasneje v roku 12 ur po prihodu gosta, kar pomeni da ga je potrebno pognati najmanj 2x dnevno. Potrebno je poslati tako prijave, kot tudi odjave na tekoči dan.
- Hotel je obvezen vsak mesec poslati tudi mesečno poročilo za pretekli mesec, do 10. dneva v tekočem mesecu, največ za zadnja 2 meseca.
V kolikor program ali pošiljanje ne deluje (če ni internetne povezave ali kakšen drug vzrok), lahko hotel podatke ročno vnese preko spletne aplikacije Eturizem na portalu Ajpes (od 1.1.2018 naprej).
Poslane goste lahko hotel vidi v Ajpes aplikaciji Eturizem, kot tudi v Protelovem pregledu »Eturizem poslani gosti«.
Navodila za vnos podatkov o gostih za Eturizem
V Protelu je v profilu gosta v zavihku »Naslovi« treba vnesti naslednje podatke: priimek, ime, spol, država bivanja.
V kolikor ima gost več imen ali priimkov, jih je treba ločiti s presledki in ne kakšnimi drugimi znaki kot so / minus (-) ali vejica.
V zavihku »Osebni podatki« treba vnesti naslednje podatke: datum rojstva, tip potovalnega dokumenta, številka potovalnega dokumenta, tip takse (razlog oprostitve ali delnega plačila TT).
Tip dokumenta je treba izbrati iz šifranta dokumentov, ki so predpisani s strani Eturizma:
Tip takse se izbere v opciji Eturizem v zavihku »Osebni podatki«. Izberite tip takse iz šifranta Eturizma.
Za uro in datum prihoda gosta se vedno pošlje dejanski čas prijave rezervacije CI, v primeru ko gost pride čez polnoč, ko je v Protelu še včerajšnji datum.
Na dan CI se za datum odhoda pošlje predviden datum odhoda gosta iz rezervacije, za predvideno uro odhoda se ne pošlje nič.
Na dan CO se pošlje dejanski datum in ura odhoda (datum CO).
Navodila za pošiljanje podatkov o gostih v sistem Eturizem
Osnovno navodilo: Vsakih 12 ur je potrebno poslati tako prihode, kot tudi odhode.
Program poženete z dvoklikom na bližnjico na namizju.
Po zagonu programa se prikaže osnovno okno programa, to je zavihek »Guest book«.
V zgornjem desnem kotu so v okvirju navedeni naslednji podatki:
a) Hotel MPE: MPE številka hotela (uporabno v primeru multi-property Protel instalacije)
b) ID no: številka vašega hotela, ki vam jo je dodelil Ajpes ob vpisu v RNO
c) Virtual rooms: zaporedne številke navideznih sob katere se izvaža poleg navadnih sob
d) Day use: enabled – če se dnevna uporaba izvaža (to je privzeto), disabled – če se dnevna uporaba ne izvaža
Najprej vnesite datume prihoda gostov OD.DO in izberite, kaj želite poslati; to je lahko Checkin ali pa Checkout. Oba datuma sta vključujoča, kar pomeni da, če na primer vpišete od 01.09 do 05.09, bo upošteval tudi vse prihode na datum 05.09. Ko vnesete datume, kliknite na gumb »Load guests«.
Zavihek »Results«
Najdeni gosti se prikažejo na ekranu v zavihku »Results«, v spodnjem delu ekrana je prikazano obdobje, za katero je narejen izračun in pa število najdenih gostov. Prikažejo se vsi gosti, ki imajo datum prihoda v obdobju OD.DO in pa vsi gosti, ki imajo datum odhoda v tem obdobju, pa še niso bili poslani. Za vsakega gosta vidite njegove podatke. V vsakem primeru se prikažejo samo gosti, za katere prihod še ni bil poslan.
Če izberete opcijo CheckOut, da bi poslali odhode gostov, bodo prikazani samo tisti gosti za katere ste poslali checkin, torej ste jih prijavili.
POZOR: Odhodov gostov katerih niste predhodno prijavili – poslali checkin - ni mogoče poslati.
POZOR: program vzame dejanski datum in uro prijave gosta, na primer: če gost pride čez polnoč, ko je v Protelu še včerajšnji datum, ga bo prikazal na naslednji dan (dejanski datum prijave). Dejanski datum in ura prijave gosta je zapisan v zgodovini rezervacije:
Primer: če ima gosta rezervacijo na dan 04.09 in gost pride 05.09 ob 00:30, ga bo ta program prikazal na 05.09, čeprav je bil v Protelu datum še vedno 04.09. Ta podatek je pomemben za Policijo, če preverjajo kdaj je kdo dejansko bil v hotelu.
V kolikor imajo gosti manjkajoče obvezne podatke, kot so spol, vrsta dokumenta itd, se bo cela vrstica z gostom obarvala rdeče. Podatke je treba popraviti – vnesti manjkajoče podatke - v Protelu in potem ponovno klikniti na »Load guests«.
Primer ekranske slike prikaza gostov za en dan (določeni podatki so izbrisani):
Goste je možno sortirati po koloni Priimek ali po koloni Soba, tako da kliknete na naziv kolone. V kolikor je gost pripeti profil, je v koloni »Pripeti profil« vklopljena kljukica na tem gostu. V kolikor ima pripeti profil drugi datum prihoda in odhoda, se to upošteva. Ker pa pripeti profili nimajo svoje prijave in odjave kot navadni gosti, jim program določi isto uro prihoda in odhoda kot nosilnemu gostu na rezervaciji.
Pošiljanje gostov poteka tako, da z miško označite s tipko CTRL goste katere želite poslati, ali pa za pošiljanje vseh kliknite spodaj na »select all« in nato kliknite na gumb »Send report«. Program pošlje goste enega po enega in v primeru napake izpiše napako na ekran. Ko je gost poslan, se odstrani iz ekrana in tudi naslednjič ne bo več prikazan.
Gumb »Show« prikaže vse že poslane goste, tako CI kot CO. Če želite videti kateri gosti so bili poslani v nekem obdobju, najprej vnesite datumsko obdobje od.do na zavihku »guest book«. Ker se podatek o CI in CO pošilja ločeno, je na tem gumbu napisano posebej kdaj je bil poslan CI in kdaj CO.
Vsi poslani gosti dobijo zaporedno številko, katero bo dobil naslednji poslani gost je prikazano v polju »Next ZapSt to insert«. Prva številka poslanega gosta mora vedno biti 1, in se tudi z vsakim 1.1. v letu avtomatsko postavi na 1. Če bi iz kakršnegakoli razloga želeli pošiljati drugo zaporedno številko sredi leta (recimo ob zamenjavi programa), lahko v nastavitveno datoteko vpišemo to številko in jo potem s klikom na gumb »Reset ZapSt« dodelimo prvemu naslednjemu gostu ki bo poslan. Za Ajpes je zelo pomembno da ima vsak gost drugo številko in da se gosti številčijo zaporedno.
Če ste en dan pozabili poslati kakšnega gosta in ga želite poslati naslednji dan (čeprav je goste treba poslati vsakih 12 ur), program to omogoča, vendar bo dobil prvo naslednjo zaporedno številko, ki je na vrsti za pošiljanje.
Zavihek »Monthly report«
Na tem zavihku pošljete mesečno poročilo o število prodanih sob za določeno leto in mesec in pa število delovnih dni. Izberite leto in mesec, program nato v polje »Working days« avtomatsko vnese število dni v tem mesecu, vendar ga lahko spremenite, če ste obratovali manj dni.
Nato kliknite na gumb »Calculate report« in v polje »Sold rooms« se izpiše izračunano število prodanih sob. To številko lahko po potrebi popravite. V polju »Additional rooms« program izpiše število dodatnih ležišč (to se vnese v nastavitev). V polju »Rep. Status« se privzeto vpiše šifra 11 ki pomeni da je bil hotel odprt in da so gosti prihajali. Po potrebi lahko vnesete drugo šifro, na primer če je bil hotel v celem mesecu zaprt (predlagam da se posvetujete z Ajpesom).
Za pošiljanje na Eturizem kliknete na gumb »Send report«.
Sold Rooms - Število prodanih nedeljivih nastanitvenih enot: Število (ene) prodane nedeljive nastanitvene enote je opredeljeno s številom dni, ko je bila enota prodana oz. zasedena. Upošteva se število vseh prodanih nedeljivih nastanitvenih enot skupaj v opazovanem mesecu. Npr.:
- če en turist v dvoposteljni sobi prenoči 5-krat, je to 5 prodanih enot v mesecu;
- če tričlanska družina v večposteljni sobi prenoči 5-krat, je to 5 prodanihenot v mesecu;
- če štiričlanska družina v apartmaju prenoči 5-krat, je to prav tako 5 prodanih enot v mesecu
Working days: Število dni v mesecu, ko je bil nastanitveni obrat odprt: Opredeljuje število dni v mesecu, ko je bil nastanitveni obrat odprt oz.na voljo v mesecu, za katerega se poročajo podatki. Če so bila ležišča na voljo cel mesec, se vpiše število dni, ki jih je imel opazovani mesec; če pa iz kakršnega koli razloga niso bila na voljo cel mesec (npr. adaptacija, delno zaprt obrat), se vpiše, koliko dni v tem mesecu so bila dejansko na voljo.
Pomembno: Prenočitve se vedno nanašajo na prejšnji dan (npr.: noč med 31. julijem in 1. avgustom se šteje med prenočitve v juliju).
Popravljanje podatkov za mesečno poročilo: Podatke popravljate na način, da že oddane podatke po potrebi popravite in obrazec ponovno oddate. Aplikacija omogoča večkratno popravljanje že oddanih podatkov, in sicer do roka, ko je oddaja za posamezno obdobje poročanja še mogoča. V primeru popravljanja podatkov se upošteva zadnja oddana verzija.
Ajpesova navodila za vnos podatkov preko spletne Ajpes aplikacije, v kolikor podatkov ne bi poslali s Protelovim programom Eturizem: https://www.ajpes.si/Doc/Statistike/Druge_statistike/GostiInPrenocitve/Navodilo_eTurizem_mesecno_statisticno_porocanje.pdf
Zavihek »Code Lists«
Program omogoča vpogled v zadnje šifrante, ki jih predpisuje Eturizem, ker se z leti šifranti lahko spreminjajo in dopolnjujejo. V kolikor želite vpogledati v zadnje šifrante držav, tipov potovalnih dokumentov in tipov turističnih taks, v zavihku »Code Lists« kliknite na gumb »Get codes« in se šifranti prikažejo na ekran. Če se pojavijo novi tipi dokumentov, taks itd jih lahko vnesete v ustrezne nastavitve v SD.
Vnos šifranta tipov dokumentov za Eturizem v programu SD
Eturizem uporablja poseben šifrant potovalnih dokumentov, zato je potrebno v Protel vnesti samo tipe katere podpira Eturizem v program SD v menuju Rezervacije-Šifranti profilov gostov-Tipi potovalnih dokumentov. Zelo pomembne so kratice, ki se pošiljajo na Eturizem. Kateri tipi dokumentov so podprti lahko pogledate v programu Protel Eturizem v menuju »Code Lists« kjer bo program pridobil najnovejši šifrant. V kolikor imate že vnesene katere druge dokumente, jim vnesite ustrezne kratice iz šifranta Eturizma v polje »kratica«.
Vnos šifranta tipov turistične takse za Eturizem v programu SD
Eturizem uporablja poseben šifrant tipov turističnih taks, zato je potrebno v Protel vnesti samo tipe katere podpira Eturizem v program v program SD v menuju Rezervacije-Uporabniška polja in šifre-Uporabniške šifre, nato dvokliknete na eturizem.touristTaxType da se prikaže šifrant taks. V polje »Skupina« se vnese znesek turistične takse: V polje kratica se vnese šifra Eturizem turistične takse in v polje Tekst opis takse. Kateri tipi taks so podprti in kakšne nazive in kratice imajo lahko pogledate v programu Protel Eturizem v menuju »Code Lists« kjer bo program pridobil najnovejši šifrant. Tukaj je treba vnesti samo šifrante ki jih podpira Eturizem.
Vnos zneskov turistične takse za Eturizem v programu SD
Ker Eturizem ne uporablja šifranta artiklov, je potrebno vnesti zneske taks v program SD v menuju Rezervacije-Uporabniška polja in šifre-Uporabniške šifre, nato dvokliknete na eturizem.touristTaxType da se prikaže šifrant taks. Znesek takse, ki je predpisana v občini, v kateri se nahaja nastanitveni obrat, vnesete na vsako takso tako da jo kliknete z miško in vnesete znesek v polje »skupina« z decimalno vejico ali piko, nato kliknete na gumb »Spremeni«. Za znesek se vnese vedno polni znesek turistične takse ki jo je predpisala občina hotela, ne glede na to ali je oproščeno ali ne. Program bo uporabljal vpisani znesek od dneva vnosa naprej, tudi če boste izvažali podatke za nazaj bo vzel trenutni znesek.
Vnos šifranta tipov dokumentov za Eturizem v programu SD
Eturizem uporablja poseben šifrant potovalnih dokumentov, zato je potrebno v Protel vnesti samo tipe katere podpira Eturizem -v program SD v menuju Rezervacije-Šifranti profilov gostov-Tipi potovalnih dokumentov. Zelo pomembne so kratice, ki se pošiljajo na Eturizem. Kateri tipi dokumentov so podprti, lahko pogledate v programu Protel Eturizem v menuju »Code Lists«, kjer bo program pridobil najnovejši šifrant. V kolikor imate že vnesene katere druge dokumente, jim vnesite ustrezne kratice iz šifranta Eturizma v polje »kratica«.
Pregled poslanih gostov v Eturizem v programu SD in FO pregledih
Glede na to, da Ajpes v aplikaciji Eturizem hrani podatke 32 dni po datumu odjave goste in jih nato izbriše, je v Protelu narejen poseben pregled poslanih gostov »Eturizem poslani gosti«, katerega lahko izpišete za katerokoli obdobje prihoda gostov. Priporočamo da naredite ta izpis vsak dan oziroma vsaj vsak konec meseca za cel mesec.
Napake, ki jih program vrača:
1)
Ta napaka se izpiše ob zagonu programa. Ta napaka pomeni da program ne more dostopati do Ajpesa in ne more pridobiti šifrantov. Napaka je lahko: na strani Ajpesa (nedelovanje servisa), certifikat za pošiljanje neveljaven, certifikat nima pooblastila za pošiljanje, certifikat ni instaliran v Windowsih. Predlagamo, da o napaki obvestite servisno službo Mcsistemi, saj v nasprotnem primeru pošiljanje ni možno.
2)
Ta napaka se izpiše, ko želite poslati podatke. V nastavitveno datoteko je vneseno napačno uporabniško ime ali geslo za Ajpes uporabnika. Predlagamo, da o napaki obvestite servisno službo Mcsistemi, saj v nasprotnem primeru pošiljanje ni možno.
3)
Ajpes uporabnik, ki je vpisan v nastavitveno datoteko programa, nima pooblastila za oddajo poročil za objekt izpisan na ekranu. Predlagamo, da o napaki obvestite servisno službo Mcsistemi, saj v nasprotnem primeru pošiljanje ni možno.
4)
Uporabnik na Ajpesu, ki ima dodeljen ta certifikat, nima dovoljenja za pošiljanje podatkov za ta object.
5) Pri pošiljanju gostov javi napako:
Preverite Idno številko obrata in pa URL za pošiljanje podatkov v config datoteki (ne sme biti testni URL).
6) Ura odhoda je pred uro prihoda:
V navigatorju preverite vpisano uro odhoda. V primeru ko je bil prihod danes po polnoči, lahko v uro odhoda (predvideno uro) vpišete uro ki je večja od dejanske ure prihoda. Na primer: gost je prišel ob 00:25, v polje URA OD vpišite recimo 10:00. Ko boste poslali CO gosta, pa se bo poslala dejanska ura odhoda.
*** konec navodil za eTurizem ***
0 Comments