Follow

Kako vnesti avansni račun (v.2017) ?

Navodila za novi način dela z avansnimi računi, kjer ni potrebna stornacija AR pri izpisu končnega računa.

Lastnosti tega sistema:

  • Ko gost plača avans, se mu mora izstaviti avansni račun. Tega potem ni več potrebno stornirati kot je bilo to v prejšnji verziji programa, ampak se izdani avans avtomatsko izpiše na končnem računu da je bil koriščen in koliko, v posebnem razdelku za avanse.
  • Izstavitev avansnega računa zdaj deluje tudi za podračune A, B, itd. za primere ko je na primer na B podračunu podjetje, da se izstavi avansni račun na podjetje. Podračun je treba izbrati ob izstavitvi.
  • Ni možno samo knjižiti avansno plačilo brez izstavitve avansnega računa (v oknu za izstavitev avansnega računa).
  • Ni več možna stornacija postavke avansa, ki je v minus na rezervaciji gosta. Možna je samo stornacija avansnega računa v celoti, v oknu za izdajo avansnih računov.
  • Na predlogi računa je zdaj razdelek na dnu računa »že plačano z avansnimi računi« ki prikazuje koliko davkov je že bilo plačanih z avansi. Dodano je tudi posebno polje ki prikazuje koliko davka je še za doplačati (za vse davčne stopnje skupaj).

 Postopek izstavitve avansnih računov

 Odprite rezervacijo, na kateri želite izstaviti avansni račun in kliknite na »Izstavitev avansnega računa« ali na »Več-Izstavitev avansnega računa«.

  

 Odpre se okno za avanse, tu kliknite na gumb “Knjiženje plačila avansnega računa”.

 

V polje “Valuta-datum” vpišite datum kdaj je bilo plačano. V polju “Način plačila” izberite ustrezni način plačila za avans in v polje »Znesek« vpišite koliko je bilo plačano in kliknite na OK.

 

 V polje »Dodatni tekst« vpišite številko rezervacije gosta, za katero ste izstavili avansni račun, na primer »Za rezervacijo 12345«. Ta tekst se bo izpisal na avansnem računu in bo viden tudi v arhivu računov, da boste vedeli za katero rezervacijo v prihodnosti je narejen ta avansni račun.

V polju »Račun« izberite podračun ki predstavlja stranko na katero se izda avansni račun, recimo B če imate na podračunu B podjetje, na podračunu A je ponavadi vedno gost.

 V naslednjem oknu, ki se odpre, izberite artikel, ki se knjiži na avansni račun in se uporablja za obračun davka.  Izberite  artikel z 9.5%, 22%, 0% stopnjo DDV ali oproščeno DDV. Na en avansni račun je mogoče knjižiti samo en artikel – eno davčno stopnjo.

 

 POZOR: Če tukaj pritisnete ESC ali kliknete na X, bo program samodejno izbral privzeto davčno stopnjo, po navadi je to 9.5%!

 Zdaj je treba avansni račun kreirati in natisniti. V desnem oknu so prikazani vsi avansni računi oziroma avansna plačila. Lahko jih obstaja več, vendar je vsakega posebej treba izpisati, da se kreira avansni račun in dobi zaporedno številko. Kliknite na avansno plačilo in nato kliknite na gumb “Kreiraj AR”.

OPOMBA: Tega okna ni mogoče zapreti dokler se ne kreira avansni račun!

 

 Odpre se novo okno z navodili za plačilo. Tukaj lahko izberete na katerega gosta znotraj rezervacije se kreira avansni račun, na primer na podjetje. Vnesite ustrezno navodilo za plačilo (če niste že prej izbrali podračun B za podjetje) ali samo kliknite na OK.

 Kliknite OK in izpiše se avansni račun. Avansni računi lahko imajo svoje številčenje ali pa se številčijo enako kot računi. Pri načinu plačila se izpiše tudi datum plačila.

 

 Ko je avansni račun izstavljen, se na rezervacijo avtomatsko doda postavka v minus v znesku avansa, ta postavka ob izstavitvi končnega računa zmanjša znesek za plačilo računa.

 Kako vemo, ali je na neki rezervaciji izdan avansni račun?

  1. Odprite rezervacijo in kliknite na gumb »Izstavitev avansnega računa«. Tam bi morali videti avansni račun (ali več avansnih računov).
  2. V kolikor gre za rezervacijo v prihodnosti, je znesek avansnih računov prikazan v navigatorju v »Bremenitve«.

 

V arhivu (zgodovini) računov so avansni računi ločeni od navadnih računov z drugo fiskalno kodo in v opombi imajo napisano »Avansni račun«.

 

Na dan ko gost plača končni račun ob odhodu, avansnega računa ni treba stornirati.

 

POSTOPEK STORNACIJE AVANSNIH RAČUNOV

Samo v primeru v kolikor gost ne bo prišel, ali pa mu je potrebno vrniti avans, je treba avansni račun stornirati. To se naredi v oknu za izstavitev avansov. Kliknite na avansni račun katerega želite stornirati in kliknite na gumb “Stornacija”.

 

Izpisal se bo storno avansni račun, ki bo dobil naslednjo številko avansnih računov. Na rezervacijo gosta se bo avtomatsko dodalo plačilo iz avansnega računa v plus. V primeru da stornirate avansni račun ker ste ga gostu vrnili in ne bo prišel, je potrebno postavko avansnega plačila in storniranega avansnega plačila, ki sta se dodali na račun, prenesti na vašo rezervacijo za stornacije – velja samo če je rezervacija v statusu check-in.

 KORIŠČENJE AVANSA NA KONČNEM RAČUNU GOSTA

 Gostu izstavite račun normalno, knjižite mu vse artikle. Ko kliknete na checkout, se v oknu za plačila prikaže samo znesek še neplačanih artiklov, ker se avansi odštejejo. Vsi avansni računi, ki so bili izstavljeni na tej rezervaciji gosta, so izpisani spodaj med plačili. V spodnjem primeru sta bila na računu koriščena dva avansna računa z različno številko, eden z davkom 9,5% in drugi z davkom 22%.

Polje »Skupaj« prikazuje celotni znesek računa, kot da ni bilo avansov.

V razdelku »Obračun DDV« je prikazan celotni DDV računa, kot da ni bilo avansov.

Davek že plačan z avansi pa je prikazan spodaj desno v razdelku »Davki plačani z avansnimi računi«.

 

 

Pregledi
Uporabljajo se naslednji pregledi:

  • Avansi – Izdani avansni računi

Izpisuje vse izdane in stornirane avansne račune, s številko končnega računa kjer so bili koriščeni.

  • Avansi - Nekoriščeni avansni račun
    Izpiše isto kot pregled »Avansi – Izdani avansni računi«, vendar samo tiste ki so še nekoriščeni.
  • Avansi - Koriščeni avansni račun
    Izpiše isto kot pregled »Avansi – Izdani avansni računi«, vendar samo tiste ki so bili koriščeni.
  • Knjiga izdanih računov – izpisuje tako izdane avansne račune, stornirane avansne račune in navadne račune, ki so koristili avans.
    Račun, ki je koristil avans je prikaz tako, da je najprej prikazan v eni vrstici račun z davki kot da ni bilo avansov, potem pa so spodaj v minus našteti avansni računi ki so bili koriščeni na tem računu in s tem zmanjšujejo davčno osnovo.
    V koloni 3 je poleg številke računa opomba AR če gre za avansni račun.

Na primeru spodaj je prikazan končni račun 20170009, ki je koristil avansna računa 20170007 in 20170008. Ta avansna računa sta sicer prikazana na dan 24.12.16 kot izdana avansna računa (znesek je pozitiven)

 

 

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Please sign in to leave a comment.